Die Anwendung der Pausenregelungen sind etwas komplizierter, als es auf den ersten Blick erscheint. Es gibt mehrere Gründe, wieso manchmal der Eindruck entsteht, als hätte Timebutler die Pausenregelungen falsch angewendet.
Pausen zwischen mehreren Arbeitszeiteinträgen
Bei mehreren Arbeitszeiteinträgen werden die Zeiträume zwischen den Einträgen als Pausen interpretiert.
Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise einen Arbeitszeiteintrag von 8:00 - 12:00 Uhr (=4 h) eingibt und einen weiteren von 13:00 Uhr - 18:00 Uhr (=5 h) und dabei
keine Pause eingegeben hat, so wird Timebutler dennoch bei den Arbeitszeiteinträgen die Pausen bei 0 min belassen. Die Zeit von 12:00 - 13:00 Uhr gilt dann als Pause, und diese war ja auch tatsächlich arbeitsfrei, so dass zwar 9 h gearbeitet wurde, darin aber 1 h Pause gemacht wurde.
Anwesenheitszeit versus Arbeitszeit
Für einen Mitarbeiter ist folgende Pausenregelung eingestellt:
- Bis 6 h Arbeitszeit: keine Mindestpause
- Ab 6 h bis 9 h Arbeitszeit: mindestens 30 Minuten Pause
- Mehr als 9 h Arbeitszeit: mindestens 45 Minuten Pause
Fall 1)Der Mitarbeiter zeichnet über die Stempeluhr einen Arbeitszeiteintrag ohne Pause auf mit Start um 8:00 Uhr und Ende um 14:17 Uhr, somit also 6 Stunden und 17 Minuten (oder er gibt den Eintrag über das Eingabeformular ein).
Oftmals wird nun fälschlicherweise angenommen, dass bei diesem Arbeitszeiteintrag 30 Minuten Pause hinzugefügt werden müssen, da mehr als 6 h erbracht wurden. Das ist nicht korrekt. Wenn von den 6 h 17 min Anwesenheitszeit insgesamt 30 min in eine Pause gewandelt werden, dann ergibt sich eine Arbeitszeit von nur 5 h 47 min. Bei einer Arbeitszeit von 5 h 47 min gilt aber die Regel, dass
keine Mindestpause erforderlich ist.
Stattdessen dürfen nur 17 min Arbeitszeit in eine Pause gewandelt werden. Damit ergibt sich als korrekte Anpassung: 6 h Arbeitszeit und 17 min Pause - und damit ist die Pausenregelung erfüllt.
Fall 2)Der Mitarbeiter zeichnet über die Stempeluhr einen Arbeitszeiteintrag ohne Pause auf mit Start um 8:00 Uhr und Ende um 17:10 Uhr, somit also 9 Stunden und 10 Minuten (oder er gibt den Eintrag über das Eingabeformular ein).
Oftmals wird nun fälschlicherweise angenommen, dass bei diesem Arbeitszeiteintrag 45 Minuten Pause hinzugefügt werden müssen, da mehr als 9 Stunden erbracht wurden. Das ist nicht korrekt. Wenn von den 9 h 10 min Anwesenheitszeit insgesamt 45 min in eine Pause gewandelt werden, dann ergibt sich eine Arbeitszeit von nur 8 h 25 min. Bei einer Arbeitszeit von 8 h 25 min gilt aber die Regel, dass nur 30 Minuten Mindestpause erforderlich sind (da weniger als 9 h Arbeitszeit).
Stattdessen dürfen nur 30 min Arbeitszeit in eine Pause gewandelt werden. Damit ergibt sich als korrekte Anpassung: 8 h 40 m Arbeitszeit und 30 min Pause - und damit ist die Pausenregelung erfüllt.
Grund für die falsche AnnahmeDer "Denkfehler" in den beiden Fällen ist, dass die Zeit von Eintreffen im Büro bis zum Verlassen des Büros als Arbeitszeit interpretiert wird und darauf die Pausenregelung angewendet wird. Sobald aber die Pausenregelung angewendet wurde ergibt sich oftmals, dass eine andere Vorgabe aus der Pausenregelung angewendet werden muss, da sich die Arbeitszeit geändert hat. Die Zeit vom Eintreffen im Büro und dem Verlassen ist also nicht die Arbeitszeit, sondern es ist die Anwesenheitszeit, innerhalb der die Arbeitszeit und die Pausenzeit so enthalten sein muss, dass die richtige Pausenregelung erfüllt ist.
Rundung auf Minuten
In seltenen Fällen kann es durch die Rundung der Sekunden zu dem Eindruck kommen, dass die Pausenregelung nicht korrekt angewendet wurde.
Folgendes Beispiel mit absichtlich einfachen Zeiten verdeutlichen das Problem:
Ein Mitarbeiter zeichnet an einem Kalendertag über die Stempeluhr 6 Arbeitszeiteinträge zu jeweils 1 h auf. Dabei stoppt er die Stempeluhr und kurz danach startet er die Stempeluhr wieder, so dass die Arbeitszeiteinträge nahezu nahtlos aufeinander folgen. Nach dem 6. Arbeitszeiteintrag stoppt und startet er die Stempeluhr wieder und stoppt die Stempeluhr dann nach 2 Minuten. Er hat dann also 6 Arbeitszeiteinträge über je 1 h aufgezeichnet und einen Arbeitszeiteintrag über 2 Minuten.
In der Listenansicht der Arbeitszeiteinträge werden für den Mitarbeiter beispielsweise die Uhrzeiten "8:00 - 9:00 Uhr" und "9:00 - 10:00 Uhr" und "10:00 - 11:00 Uhr" usw. bis "13:00 - 14:00 Uhr" angezeigt (die ersten 6 Arbeitszeiteinträge) und ebenso ein Arbeitszeiteintrag "14:00 - 14:02 Uhr". In Summe ergeben sich aus dieser Ansicht 6 h und 2 Minuten.
Unter der Annahme, dass die Pausenregelung "Ab 6 h Arbeitszeit: mindestens 30 Minuten Pause" gilt, müssten nun für diesen Kalendertag mit den 6 h 2 m somit 2 Minuten in eine Pause gewandelt werden (nicht 30 Minuten, sondern 2 Minuten: den Grund dafür lesen Sie oben auf dieser Seite unter der Überschrift "Abwesenheitszeit versus Arbeitszeit"). In manchen Fällen wird aber
keine Pause gewandelt, das heißt es bleibt bei der Summe von 6 h 2m und die Pause ist mit 0 Minuten angegeben.
Daraus erwächst der Verdacht, dass die Pausenregelung nicht korrekt angewendet wurde und eigentlich die 2 Minuten Pause hätten abgezogen werden müssen. Das ist jedoch nicht so, aus folgendem Grund:
In der Listenansicht werden die Uhrzeiten "8:00 - 9:00 Uhr" und "9:00 - 10:00 Uhr" usw. angezeigt, jedoch sind diese auf Minuten gerundet. Sie sind nicht sekundengenau, weil das unleserlich wäre. Intern rechnet Timebutler aber sekundengenau. Der erste Eintrag von 8:00 - 9:00 Uhr umfasst also nur in den seltensten Fällen exakt 60 Minuten. Wenn der Eintrag beispielsweise um 8:00 Uhr und 55 Sekunden startet und um 9:00 Uhr und 3 Sekunden endet, dann umfasst er nicht 60 Minuten, sondern nur 59 Minuten und 8 Sekunden. In der Listenansicht wird aber dennoch der Einfachheit halber "8:00 - 9:00 Uhr" angezeigt (statt des unüblichen "8:00:55 - 9:00:03").
Das heißt also: zwischen den 6 Arbeitszeiteinträge können mehrere Minuten Lücken enstanden sein - das ist sogar sehr wahrscheinlich, denn in den seltensten Fällen wird der Nutzer innerhalb einer Sekunde die Stempeluhr stoppen und wieder starten können. Bei der Anwendung der Pausenregelung berechnet Timebutler die Arbeitszeit
sekundengenau. Die Lücken zwischen zwei Arbeitszeiteinträge gelten immer als Pause, deswegen werden die Sekunden-Lücken als Pause aufsummiert. Bei 6 Lücken kann es sehr wahrscheinlich dazu kommen, dass sich die Lücken auf 2 Minuten oder mehr aufsummieren. Somit ist die Bedingung "Mindestens 2 Minuten Pause" erfüllt oder genauer: von den 6 h 2 m sind mehr als 2 Minuten Pause und deswegen liegt die Arbeitszeit unterhalb der 6 h und es muss keine Pause hinzugefügt werden.
Deswegen wird in der Listenansicht in Summe 6 h 2 m Arbeitszeit ausgewiesen, aber 0 m Pause: die echte, sekundengenaue Arbeitszeit beträgt nur 5h 59m und die 6h 2m kommt nur durch die Rundung der Anzeige auf Sekunden zustande.
Hinweis:
Das Problem kann nur bei Aufzeichnung der Zeiten über die Stempeluhr auftreten und auch nur, wenn die Stempeluhr gestoppt und danach wieder gestartet wird und auch nur, wenn es an einem Tag ausreichend viele Arbeitszeiteinträge mit der Sekunden-Abweichung gibt.
Keine Auswirkung auf ÜberstundenDa in dem Beispiel 6 h 2 m ausgewiesen werden, aber tatsächlich nur 5 h 59 m gearbeitet wurden, könnte der Verdacht aufkommen, dass dem Mitarbeiter 2 Minuten zu viel Arbeitszeit angerechnet werden. Das ist aber
nicht so: im
Arbeitszeitkonto wird die Summe der Arbeitszeit über den gesamten Monat/Zeitraum sekundengenau berechnet. Dort werden für den einen Tag also korrekt nur 5 h 59 m angerechnet (bzw. noch genauer: es werden nur beispielsweise "5 h 59 m 17 s" angerechnet) und nicht 6 h 2 m. Die 6 h 2 m ist also lediglich die Summe der angezeigten Arbeitszeiteinträge in der Listenansicht und weicht nur deswegen ab, weil die Uhrzeiten dort auf Minuten gerundet angezeigt werden.
Timebutler rechnet korrekt
Timebutler beachtet alle diese Vorgaben und berechnet die notwendigen Anpassungen an den Arbeitszeiteinträgen. Sie brauchen lediglich die richtige
Pausenregelungen zu aktivieren und überlassen Timebutler den Rest.
